Gerhard Stegmair: von Anfang an richtig „büroorganisiert“

„Aus kleinem Anfang entspringen alle Dinge“ sagte einst Cicero. Ich möchte das insbesondere für eine Unternehmensgründung leicht abwandeln und sage „aus richtigem Anfang entspringen alle Dinge“.  Die allgemein bekannten häufigsten Stolpersteine bei Unternehmensgründungen sind Marktanalyse, Finanzierung, Betriebswirtschaft, Marketing, Produkt- und Preisgestaltung. Speziell was die Betriebswirtschaft angeht ist es oft die „lästige Büroarbeit“ die stiefmütterlich behandelt oder vernachlässigt wird. Sei es Rechnungserstellung und –verfolgung, Kundenverwaltung und – akquise oder die Unterstützung mit einer passenden Software – erst mal ist bei vielen Zettelwirtschaft und Word und Excel angesagt. Diese Tools helfen Ihnen aber nicht bei Fragestellungen wie: wann mache ich eine Brutto- und wann eine Nettorechnung?, wie weise ich die MwSt richtig aus?, welches ist der richtige Text als Kleinunternehmer oder bei Lieferungen ins EU Ausland?, wie berechne ich Skonto und Rabatte richtig – auch im Hinblick auf die MwSt?

 

Viele Antworten auf diese Fragen hängen vom Kunden ab und sollten auch bei diesem hinterlegt werden.

 

Verdient hat man am Ende erst etwas wenn das Geld auf dem eigenen Konto eingegangen ist. Es reicht also nicht Angebote und Rechnungen zu schreiben, man muss diese auch konsequent und regelmässig verfolgen.  Hier helfen z.B. Mahnstufen und Erinnerungsfunktionen. Oft sind auch Anzahlungen sinnvoll um die Liquidität zu schonen und Ausfälle so gering wie möglich zu halten. Auch hier ist es wichtig die Anzahlung korrekt anzufordern und später in einer Schlussrechnung richtig zu verrechnen und auszuweisen.

 

Im Mittelpunkt bzw. am Anfang steht aber natürlich der Kunde.  Hier ist es wichtig Akquise und Kundenpflege systematisch zu betreiben und auch die Historie und Korrespondenz entsprechend zu verwalten. So hat man z.B. bei einem Anruf schnell und auf einen Blick alles notwendige parat  – der Kunde soll sich ja stets gut aufgehoben und ernst genommen fühlen. Für eine Telefonliste oder Tourorganistation oder Einladung/Nachlese im Bezug auf eine Messe ist es wichtig dass man Kunden nicht nur kategorisiert sondern z.B. auch hinterlegen kann ob er auf der letzten Messe oder dem Verteiler des letzten Newsletters war.

 

Warum sollte dies nicht von Anfang an professionell und in der heutigen Zeit nicht am besten online organisiert werden? Die Vorteile liegen auf der Hand: man kann sofort loslegen,  Softwarekauf, – installation und –wartung entfällt, Datenverlust und backups sind kein Thema, Daten, Dokumente, emails sind stets und überall auch am Tablett oder Smartphone verfügbar, mehrere Benutzer greifen auf dieselben und aktuellen Dokumente zu – und das im Büro vom PC, von zuhause am Notebook, von  unterwegs mit dem Smartphone oder auch mal schnell auf dem Kreuzfahrtschiff im Internetcafe.

 

Autor: Gerhard Stegmair
www.meinonlinebuero.de

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